Quando se cria um documento que não será impresso, mas precisa ser reconhecido e validado, é essencial que ele receba uma assinatura digital. Se, no papel, a assinatura escrita com firma reconhecida em cartório é suficiente, no digital a forma de autenticação é diferente.
A assinatura digital funciona como uma garantia on-line, que certifica que o emissor é quem realmente diz ser e permite que se navegue na internet e acesse diversos sites sem a preocupação de ser enganado. Por isso, ter uma assinatura digital é essencial para um negócio.
Para auxiliá-lo no processo de escolha da melhor solução, apresentamos, a seguir, sete cuidados que devem ser tomados ao escolher uma solução. Confira!
1. A importância da integração
Primeiramente, é preciso que a solução de assinatura digital escolhida se adapte à maneira como a companhia trabalha. Em outras palavras, é importante avaliar se ela funciona com PDF, Word, Excel, Outlook, AutoCAD e outros programas utilizados pela equipe.
2. A relevância da sustentabilidade
Uma boa solução elimina a necessidade do papel no fluxo de trabalho. Isso leva a uma economia financeira de longo prazo e torna a organização mais sustentável. Esse assunto já foi abordado aqui no blog quando falamos sobre as vantagens dos formulários eletrônicos.
3. O valor da personalização e da simplicidade
A solução escolhida deve ser simples para que possa ser usada por todos — até mesmo os clientes da organização. Isso significa que ela deve ser personalizável e permitir diversos tipos de assinaturas (e até várias em um único documento). Se tiver suporte a diferentes linguagens, melhor ainda.
4. A atenção a documentos sigilosos
Os documentos com esse tipo de assinatura devem ser mantidos na infraestrutura interna da companhia, nunca em servidores externos e pouco confiáveis. Assim, o risco de fraude diminui, porque a empresa tem total controle sobre a implementação.
5. O mérito da adaptabilidade
A ferramenta deve ser adaptável e servir para os processos, as tecnologias, o gerenciamento de usuários e os requisitos de autenticação do empreendimento. A ideia é que ela respeite os regulamentos importantes para a empresa e aja como parte integradora da governança, dos processos operacionais e da organização de recursos humanos.
Essa solução precisa igualmente seguir os padrões do país e da indústria em questão. Por exemplo, se o empreendimento requer um nível de segurança maior, a assinatura digital deve suprir essa necessidade em todos os níveis, inclusive juridicamente, conforme ressalta o Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
6. A acessibilidade da assinatura digital
O serviço de assinatura digital deve ser responsivo. Ou seja, é preciso que ele funcione tanto em dispositivos móveis quanto via web: assim, pode ser acessado a qualquer momento, de qualquer lugar, sem que isso represente risco para a segurança.
7. O prestígio da facilidade da troca de sistemas
A adoção do sistema digital precisa ter uma vantagem simples e lógica: ser viável financeiramente, mais que qualquer meio impresso. É importante considerar o custo do produto, das taxas de renovação do certificado, do treinamento e do suporte. Além disso, é essencial compará-lo com os custos relacionados ao papel — como impressão, envio, escaneamento e arquivamento.
Com essas dicas, escolher o serviço de assinatura digital certo para a organização fica mais fácil. Gostou deste conteúdo? Então, assine nossa newsletter e fique por dentro de outros assuntos relevantes na área de tecnologia da informação.
