Os formulários eletrônicos oferecem uma solução simples e econômica para os processos do seu negócio. Eles automatizam o processo de criação e utilização dos formulários, gerando mais produtividade e eficiência. Além disso, garantem outros diversos benefícios que são fundamentais, como a significativa redução de custos.
Um grande erro administrativo é acreditar que a sobrecarga administrativa, oriunda de papéis, impressão, pranchetas e pastas, custam apenas uma pequena margem do lucro bruto. A razão é simples: estes custos são “diluídos” no processo, pois passam sempre despercebidos. Na verdade, se não forem bem administrados, podem causar um impacto extremamente negativo na receita do negócio.
Segundo uma pesquisa realizada pela Unit4, autoridade mundial em produtividade, funcionários de escritórios no mundo todo gastam 552 horas por ano em tarefas administrativas repetitivas. São mais de dois meses dedicados a elas, o que gera uma perda global de mais de 5 trilhões de dólares.
Ou seja, procurar métodos de otimização de tarefas é um trabalho fundamental do gestor para reduzir gastos com operações. Nesse sentido, os formulários eletrônicos são excelentes ferramentas.
O que são os formulários eletrônicos?
Formulários eletrônicos ou e-forms, são a versão digital dos formulários manuais. Contudo, diferentemente desses, podem ser preenchidos de forma rápida e eficiente em um sistema digital. Eles buscam dados em aplicativos ou páginas de site, fazem sua gestão e permitem um preenchimento rápido e eficaz.
Portanto, eles são uma forma de acelerar os processos, minimizar erros e eliminar custos administrativos.
Quem pode utilizar formulários eletrônicos?
Qualquer empresa que precise coletar dados pode se beneficiar dos formulários eletrônicos. A tecnologia fornece um sistema para automatizar a coleta sem despender de muito dinheiro.
Veja alguns segmentos onde os formulários eletrônicos podem ser aplicados:
• Atendimento ao cliente: formulários de pesquisa, relatórios de incidentes, reclamações, solicitações de garantia e de atendimento.
• Marketing: pesquisas de público-alvo, segmentação de target, captação de leads e elaboração de estratégias de comunicação.
• Recursos Humanos: mudança de função do colaborador, solicitações de férias, avaliações da empresa, equipe, departamento ou funcionários, planilhas de ponto, solicitações de mudança.
• Fabricação: Inspeções de segurança, treinamento de funcionários, variações de garantia de qualidade e alteração de documentos.
• Contabilidade: relatórios diversos, pedidos de compra, solicitações de compras e despesas de capital, reembolso.
• Engenharia: solicitações de aprimoramento de produtos, rastreamento de defeitos, pedidos de alteração na fabricação.
• Todos esses negócios podem melhorar os processos e reduzir custos com os formulários eletrônicos. Atualmente, o mundo todo segue o processo de digitalização. Empresas, instituições e governos caminham para a adoção total dos formulários eletrônicos.
Como grande parte dos formulários passam a estar desatualizados em poucos meses, o custo é enorme. Veja então como os formulários eletrônicos irão gerar muita economia para sua empresa.
Como os formulários eletrônicos reduzem custos?
Eliminação de papel
A economia mais evidente vem da eliminação do papel nos escritórios. Os formulários eletrônicos permitem que a empresa invista muito pouco ou quase nada em papel. A economia advinda disso é enorme, porque vale lembrar que o custo com o papel não se limita a ele. Veja a seguir.
Sem custos envolvidos
Há ainda o custo do manuseio, como a impressão, scanner, distribuição e armazenamento. Conte também os custos com pastas, pranchetas, grampos, canetas, arquivos e tantos outros acessórios relacionados.
No fim, o trabalho com o papel gera bastante custo, e o formulário eletrônico dispensa tudo isso. O custo por eliminar o papel já é alto, somado aos custos com outros utensílios, a economia passa a ser enorme.
Sem entradas manuais
O formulário digital não necessita de entradas manuais de dados no processo de captura de informação. Ele também conta com captação de assinatura eletrônica em formulários web. Essas funções aceleram os processos e impedem que muito tempo seja gasto em funções burocráticas e robotizadas.
Diminuição de erros
Você irá configurar os formulários e irá decidir as informações que serão repassadas pelos clientes. Além disso, os parâmetros de informações obrigatórias, bem como formatos aceitáveis de preenchimento, são configurados de antemão.
Também não há o risco do erro da transcrição manuscrita, uma vez que os formulários não dependem dela.
Sem recursos desperdiçados
Empresas que precisam sair a campo para coletar informações ainda têm custos de quilometragem e combustível para as viagens. Isso sem mencionar “pequenos” gastos com acessórios, alimentação e tempo de viagem. As equipes ainda precisam entregar os documentos pessoalmente para revisão e análise manual.
Automação
Como a indústria e o mercado caminham rapidamente para um mundo digitalizado e automatizado, os formulários eletrônicos são um processo de automação fundamental. As informações são preenchidas rapidamente, o que diminui as chances de falhas humanas.
Além disso, é possível criar um sistema automático de aprovação e geração de relatórios. Até startups e pequenos negócios investem em tecnologias que de alguma forma otimizem o processo e aumentem a produtividade.
Outras vantagens dos relatórios eletrônicos
• Acesso remoto: os formulários eletrônicos podem ser armazenados em nuvem, facilitando o acesso e gerando flexibilidade para a utilização. Isso é fundamental para quando o cliente está localizado em uma região distante. Basta o acesso à internet para ter o formulário na palma da mão.
• Sustentabilidade: sem papel sendo gasto, você gera sustentabilidade. Uma empresa sustentável pode crescer sem utilizar recursos desnecessários.
• Direcionamento facilitado: se o formulário precisa da entrada de diversas pessoas, você facilita o acesso. As atualizações podem ser feitas por diversas pessoas, sem precisar imprimir o documento.
• Trilhas de auditoria: a auditoria de um documento é facilitada por estar online. Quando precisar rastrear a etapa em que o formulário está, basta acessar a trilha para encontrar a etapa.
• Controle de qualidade: é possível controlar a qualidade dos dados que estão sendo coletados. Você pode melhorar a eficiência com a captura de dados, para configurar controles para os usuários. Como os campos do formulário são conectados ao banco de dados, a sincronização é automática.
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