O dia a dia de uma empresa pode ser complicado, principalmente quando consideramos a infinidade de tarefas que precisam ser coordenadas e executadas com precisão para que as coisas andem conforme o esperado.
Mais do que isso, é importante elevar a eficiência e a produtividade da sua empresa, se você quiser realmente ser competitivo. É aí que entra o BPM (Business Process Management), ou Gerenciamento de Processos de Negócios.
Pelo nome já dá para ter uma ideia do que se trata. O BPM pode ser entendido como uma ferramenta de gestão empresarial para otimizar a organização da sua empresa, permitindo que os gestores tenham uma maior e melhor visão sobre tudo o que ocorre no seu processo produtivo e identificar pontos de melhoria na sua eficiência.
Existem muitas vantagens em adotar o BPM. Na verdade, esta ferramenta pode fazer toda a diferença na forma como você gerencia a sua empresa, promovendo um aumento em sua produtividade e na qualidade do seu produto ou serviço, elevando a sua empresa para outro nível.
Então, hoje vamos te explicar tudo sobre o BPM, como ele funciona, por que adotar este método e todas as suas vantagens.
Qual o objetivo do BPM?
“Ordem e progresso” é um lema ao qual estamos acostumados e o BPM funciona nesta lógica: organizar o seu processo da forma mais eficiente possível para que você possa produzir mais, melhor e com menos custo.
A ideia aqui é organizar as suas atividades, ter mais clareza sobre como a sua empresa funciona, o que ela precisa e como aproveitar melhor as oportunidades que você encontra. Tudo isso é feito de uma forma ordenada e objetiva, como você vai ver neste artigo.
Como o BPM funciona
Com o BPM, você pode mapear todas as atividades da sua empresa, identificando todas as etapas e cada tarefa que precisa ser endereçada, o que te dá mais controle sobre cada processo que ocorre. Isso, por sua vez, te permite adotar posturas mais produtivas e eficientes.
O objetivo aqui é que você possa identificar, mensurar, analisar, avaliar, otimizar, executar e monitorar todos os procedimentos que ocorrem na sua empresa. Assim, você pode identificar exatamente o que precisa ser feito em cada etapa do processo, melhorando a sua performance e entregando um produto melhor.
E como isto é feito?
A ideia geral é a automatização desses processos, de forma que você possa ter acesso ao seu desempenho e verificar seus resultados sempre que necessário.
A melhor forma de fazer isso é com a adoção de um dashboard, ou um sistema automatizado que te permite gerir uma empresa através de um sistema lógico e intuitivo, que conte com ferramentas de gestão que podem te auxiliar em muitas dessas tarefas.
Essa reunião de informações de forma ordenada te permite avaliar realmente o que ocorre na sua empresa, além de te fornecer dados importantes para tomar decisões que precisam ser cuidadosamente analisadas para se chegar na solução mais eficiente.
Porque usar o BPM
Ter um sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios, ou BPM, pode ser essencial para que a empresa possa avaliar o seu processo produtivo, do começo ao fim, e avaliar o fluxo de tarefas.
Como já falamos, a quantidade de informações sobre a sua empresa que você pode colher e organizar com um gerenciamento inteligente das suas tarefas te permite avaliar soluções para minimizar desperdícios, reduzir custos de operação e alavancar a qualidade de seus produtos e serviços, elevando a sua competitividade.
Organizar as suas estratégias e identificar pontos de sincronia na sua empresa torna mais fácil atingir os seus objetivos.
Como usar o BPM
Bom, agora é importante entender como o BPM funciona na prática, certo?
Primeiramente, o procedimento BPM é bastante adaptável, porque pode ser aplicado de diversas formas, dependendo do ramo de atuação da empresa e dos tipos de processos produtivos que elas conduzem.
Entretanto, é possível identificar alguns pontos básicos de qualquer plano de gerenciamento BPM. Vamos lá:
Planejamento
Para começar o seu projeto ou plano de gestão, você precisa começar identificando as etapas produtivas da sua empresa. Isto pode ser aplicado em todas as áreas – do administrativo à produção – pois todos os setores da sua empresa são importantes para que ela alcance todo o seu potencial.
A ideia aqui é identificar todos os principais problemas que sua empresa enfrenta e o objetivo é encontrar as soluções necessárias através do BPM. Você também deve definir as suas metas, além do método e as ferramentas que você pretende adotar para alcançá-las.
A adoção de um sistema centralizado para gerir os dados da sua empresa, como um dashboard ou software empresarial, é a melhor opção para você reunir suas informações de forma organizada que te darão maior visão sobre como tudo ocorre, em números.
Da mesma forma, esses sistemas também contam com ferramentas para otimizar, automatizar e integrar as suas atividades, incluindo a integração do trabalho entre os membros da sua equipe.
Aqui podemos identificar algumas palavras-chaves: padronização, otimização e melhoria dos processos produtivos da sua empresa. Identifique como você pode atender à estes requisitos ao analisar como a sua empresa funciona atualmente.
Fase de teste
É importante passar por uma fase de testes isolados, para analisar os efeitos. Após identificar possíveis soluções para alguma dificuldade da sua empresa, faça um teste isolado por um período curto, de até 15 dias, para acompanhar os resultados. Isso te permite identificar o que precisa ser adaptado.
Implantação
Agora que você tem um plano e uma certa noção de como esse plano pode ser aplicado e seus efeitos, chegou a hora de realmente implantá-lo em sua empresa.
É importante identificar prioridades e pontos que podem ser gatilhos para outras melhorias, como o treinamento e orientação da equipe, que é essencial para que o plano seja bem executado.
Sobretudo, pense em integração da sua equipe.
Análise ou Monitoramento
Uma parte crucial para que o BPM traga os efeitos desejados é que você mantenha um monitoramento no andamento da sua empresa e nos efeitos que as suas novas ações geraram, para que você possa adaptá-las e manter total controle sobre o que acontece.
Aperfeiçoamento
Finalmente, você pode identificar falhas e até novas soluções para antigos ou novos problemas que podem interferir no seu processo produtivo.
Mais do que isso, novas metas são sempre uma realidade em qualquer ambiente corporativo e todo este processo de conhecimento e otimização realizado com o BPM te permite estabelecer metas futuras e novas melhoras que podem ser implantadas.
Esperamos que tenha gostado deste artigo. Se você quer saber mais sobre como aumentar a sua produtividade e levar a sua empresa para outro nível, não deixe de conhecer o nosso blog!