A implementação eficaz da automação de processos requer bastante inteligência e esforço. Pular etapas no planejamento e implementação levará a baixas taxas de adoção, ineficiência e resulta em um caos geral. Implementar o BPM às pressas pode atrasar projetos, interferir nos sistemas existentes e esgotar os recursos da sua empresa.
Isso não quer dizer que você vai precisar de meses de trabalho e uma equipe enorme para que seu projeto tenha sucesso. Avaliação cuidadosa e planejamento permitem implementações rápidas e com resultado.
Aqui está uma lista de items que você deve verificar para garantir o sucesso do seu projeto.
1. Escolha Sua Plataforma BPM Sabiamente
Antes de começar a criar processos, certifique-se de que está construindo sobre uma boa base. O mercado corporativo está cheio de ferramentas de BPM e automação. Certifique-se de que sua ferramenta de automação de processos tenha todos os recursos que atendem as suas necessidades.
Algumas ferramentas são projetadas para oferecer recursos de desenvolvimento de aplicativos, ou para acompanhamento e guarda de processo em papel, enquanto muitas outras são construídas para visibilidade e rastreamento de processos. Procure uma solução que todos na empresa possam usar, incluindo usuários empresariais não técnicos. Escolher um BPM fácil de usar pode evitar que você contrate consultores caros para solucionar problemas de integração e operacionais.
2. Escolha um Processo para Testar
Você vai ficar tentado a automatizar o gigantesco processo que está causando grandes problemas na sua empresa. Embora essa ideia seja tentadora, o primeiro processo a ser automatizado deve ser fácil de gerenciar e onde os riscos não sejam enormes. Escolha um processo em que seja fácil identificar o ganho trazido pela automação e use como seu MVP. Até que suas equipes estejam confortáveis com a ferramenta BPM, evite implementá-la em processos de missão crítica. Teste-o primeiro em pequenos processos, como ordens de compra, reembolsos de viagens ou outros projetos facilmente gerenciáveis. Assim sua empresa vai aprender rápido e replicar o aprendizado ao automatizar os processos maiores e mais complicados.
3. Identifique o Proprietário do Processo
Ao iniciar o desenho do processo automatizado na sua empresa, serão necessárias adaptações nas rotinas dos usuários e gestores. Isso pode gerar discussões acerca de responsabilidade e um guerra de acusações.
Para uma implementação tranquila é importante que cada processo a ser automatizado tenha um “dono”, geralmente o líder do negócio ligado ao processo. Essa pessoa será responsável pelo bom funcionamento do processo automatizado.
Sente-se com o proprietário do processo e fale sobre as etapas do processo atual e o que ele ou ela pode estar procurando na automação.
4. Definir Objetivos
Se você não tiver nenhum objetivo corporativo associado à implementação do BPM, será um esforço sem objetivo e um desperdício de recursos. Tenha em mente o ‘porquê’ de automatizar seu processo antes de acionar qualquer fluxo de trabalho. Alguns fluxos de trabalho são projetados para reduzir o tempo e reduzir os gastos, outros processos são configurados para melhor rastrear ou se livrar de trilhas de papel.
Identifique a prioridade mais importante em um fluxo de trabalho e não tente atingir várias metas de uma só vez. Vincule um fluxo de trabalho a um objetivo específico que você está planejando alcançar e dentro do prazo do seu projeto.
5. Diagrama o Fluxo de Trabalho
Um ponto-chave em qualquer implementação de BPM é sentar para diagramar como será o fluxo de trabalho. Comece com um simples pedaço de papel em vez de com software. Sente com proprietário do processo para descrever a maneira ideal que o processo deve ser executado e elaborar uma representação dele.
Depois, converse com outras pessoas próximas do processo e pergunte como as tarefas foram gerenciadas no passado. É importante entender a história de um processo e quaisquer grandes mudanças pelas quais eles passaram, em vez de basear suas decisões em suposições.
Geralmente é nessa fase que o Proprietário do Processo identificará tarefas redundantes ou começará a ver o que é possível com a automação. O que já foi uma tarefa que era ‘coletar os dados e enviá-los por e-mail para o líder do projeto’ pode ser completamente eliminado por uma simples etapa automatizada.
Desenhe o processo com o mínimo de etapas que conseguir. Cuide para não “automatizar os problemas”, trazendo para o seu desenho etapas desnecessárias ou redundantes. Quanto mais curto o fluxo do processo, maiores as chances de sucesso na implantação.
6. Envolva a todos
Um sistema BPM é executado por dois grupos:
- Administradores técnicos que sabem como usar a plataforma BPM
- Proprietários funcionais que sabem como o processo deve ser executado
Para incentivar a colaboração na nova plataforma BPM, envolva todas as partes interessadas no processo desde o início. Reúna-se com cada proprietário da tarefa e descubra quais dados ele ou ela precisa. Obtenha feedback dos usuários finais para entender os pontos problemáticos.
7. Pilote seu fluxo de trabalho BPM
A melhor maneira de entender o impacto de um processo automatizado no seu negócio sem interferir nos resultados é executá-lo em um teste piloto. Aproveite esta oportunidade para treinar pessoas e fazer ajustes no processo implementado sem arriscar nada.
Uma solução de BPM precisa executar uma grande parte da lógica do seus negócios, e testar a ferramenta pode ajudá-lo a descobrir o tempo de execução real do sistema, fazer os ajustes para lidar com as cargas de trabalho do processo e garantir que as entregas estão de acordo com o esperado. Após o sucesso inicial, projetos maiores que exigem controle granular podem ser modelados com maior eficiência.
8. Treine Usuários
O sucesso da sua implementação de BPM depende muito de como os seres humanos no processo interagem com o sistema. O BPM exige que cada participante seja responsável pelo processo que está sendo realizado, e a melhor maneira de alcançar esse objetivo é treinando sua equipe.
Realize um workshop sobre os conceitos básicos da plataforma BPM, a lógica por trás de sua implementação e os resultados esperados.
9. Esteja Pronto para Mudar
A metodologia BPM e as ferramentas mais tradicionais do mercado foram desenhadas e construídas concentrando-se na estrutura e rigidez do sistema. Assim, somente os especialistas de TI são capazes de construir os processos e fazer alterações nele.
Com a rápida adoção da computação em nuvem e do Software como Serviço (SaaS), as empresas hoje precisam de um software BPM que combine bem com seu sistema existente e possa ser ajustado para uma melhor integração.
Ajustes no processo não deve exigir meses de trabalho ou até mesmo a discussão sobre a arquitetura atual de TI da sua empresa. Garanta que sua escolha de solução permite ajustes constantes e simplificados nos processos automatizados.
10. Meça e Ajuste
Você nunca saberá se a automação está realmente transformando seus resultados se não avaliar os resultados da solução de software BPM. O papel de medir e melhorar um processo deve ficar com o “Proprietário do Processo”, mas como administrador do sistema, você vai querer apoiar com o máximo de ajuda possível.
Normalmente, as soluções de software BPM são difíceis de medir porque seus dados são mais vagos em comparação com outros recursos em uma empresa. Mas se você determinou quais os objetivos do processo automatizado, poderá usar indicadores-chave de desempenho (KPIs) entender os resultados.
Se você vir que as metas não são alcançadas, redesenhe o processo para atingir as metas esperadas. Demora um pouco para que toda ferramenta de BPM evolua e se encaixe bem nos processos de uma empresa. Até lá, você deve ajustar e otimizar o sistema para tira o máximo dele.
Implementações de BPM podem ser notoriamente longas e complexas e envolver muitas pessoas. No entanto, quando feitas corretamente usando uma plataforma BPM como o Kissflow Process, centrada no ser humano, sua implementação de BPM será um enorme sucesso.
