A crescente demanda por gestão de documentos dinâmicos digitais, como no caso do setor de seguros, financeiro, educação, entre outros, destaca a importância de soluções inovadoras, como a plataforma de CCM (Customer Communication Management) e tornou-se uma realidade incontestável atualmente.
Quando, por exemplo, uma seguradora precisa criar uma proposta específica, o processo envolve diversas áreas da empresa, cada uma detendo informações importantes. A agilidade na produção é vital.
Imagine um caso prático em que no cenário onde a área jurídica possui dados da página 25, enquanto a área de TI controla as informações da página 1, contendo dados do cliente.
Esta disparidade de informações entre setores apresenta um desafio considerável na criação rápida e precisa de documentos extensos, como uma apólice de seguro com 50 páginas.
A Solução: Ferramenta de criação, orquestração e envio de documentos digitais
A resposta a esse dilema reside na utilização de uma ferramenta desenvolvida especificamente para criar, orquestrar e enviar documentos digitais, incluindo a integração de formulário eletrônico.
Estamos falando de uma plataforma inovadora de CCM que permite a criação de templates, funcionando como o esqueleto visual do documento, incluindo elementos como logotipo, endereço e informações de contato no rodapé.
Este é o estágio do designer, onde a estrutura visual do documento ganha forma.
A Complexidade da unificação de informações
A complexidade emerge quando é hora de preencher esse extenso documento com informações provenientes de diferentes áreas da empresa. Como resolver isso de maneira eficiente?
A plataforma de gestão de documentos dinâmicos, integrada ao processo de CCM (Customer Communication Management), permite a criação de um fluxo de geração, onde cada página é configurada para acessar as devidas informações independente do local que estejam armazenadas.
Exemplo Prático: Construção de uma Apólice de Seguro
Consideremos o exemplo de uma apólice de seguro.
A página 1, responsável pelos dados do cliente, é configurada para acessar a base de dados da área de TI. A página 2, contendo os dados da seguradora, pode ter informações fixas no documento.
Já a página 3, abordando as informações referentes ao bem segurado, obtém dados da área específica de Seguro Casa.
O que torna essa plataforma tão eficaz é sua capacidade de orquestrar a geração do documento, incorporando dados dinâmicos provenientes de diversos setores, inclusive aqueles inseridos por meio de formulário eletrônico.
A configuração de um fluxo desenhado permite a coleta de informações necessárias de diferentes setores, criando um processo de trabalho sinérgico e otimizado.
Ao final desse processo, as páginas são unidas, resultando em um PDF seguro, imune as brechas e vazamentos de dados.
Além disso, a plataforma oferece funcionalidades adicionais valiosas, como a capacidade de rastrear a entrega do documento, verificar se foi aberto e até identificar o endereço do notebook utilizado na abertura.
A importância da eficiência na geração de documentos digitais
Em um contexto empresarial cada vez mais digital, a habilidade de gerar documentos personalizados, dinâmicos e seguros do início ao fim não é apenas um diferencial competitivo; torna-se uma necessidade vital para a eficiência operacional e a segurança da informação.
Sendo assim, a coordenação inteligente desses processos, inclusive a incorporação de dados provenientes de gestão de comunicação, é a chave para enfrentar os desafios contemporâneos, e as ferramentas disponíveis estão prontas para moldar o futuro da documentação digital.
Neste cenário de evolução constante, as empresas que abraçam soluções inovadoras de documentação digital posicionam-se na vanguarda da eficiência e segurança.
A criação de um fluxo de trabalho que determina a sequência e a interação entre os diferentes elementos, garantindo uma integração suave, eficiente e inteligente. Ampliada pela inclusão da gestão de comunicação, agiliza o processo, mas também reduz riscos associados a falhas humanas, garantindo que dados sensíveis sejam tratados com a máxima segurança.
Ferramentas de análise e rastreamento
A capacidade de rastrear a entrega de um documento, verificar sua abertura e identificar o endereço do dispositivo utilizado são funcionalidades que transcendem a mera geração de documentos.
Essas ferramentas adicionam camadas de segurança e controle, essenciais em um ambiente digital onde a proteção da informação é prioridade.
A Transformação digital nas empresas
À medida que as empresas abraçam a transformação digital, a capacidade de criar documentos digitais personalizados, dinâmicos e seguros torna-se um pilar central.
Por isso, a organização do processo de geração de documentos eficiente, além de atender a demanda por agilidade, serve também para assegurar a conformidade com normas de segurança e privacidade de dados.
Entretanto, esse processo de transformação não está isento de desafios.
A resistência à mudança, a integração com sistemas legados e a adaptação de equipes à nova dinâmica são aspectos a serem considerados.
No entanto, esses desafios apresentam oportunidades para inovação e aprimoramento contínuo.
Sendo assim, a plataforma de gestão de comunicação oferece uma abordagem abrangente para organizar a colaboração entre diferentes áreas da empresa na criação de documentos extensos, como uma apólice de seguro.
Por exemplo, ao integrar essa gestão de comunicação no fluxo de geração de documentos, a área jurídica pode colaborar eficientemente com a área de TI, garantindo que as informações necessárias sejam incorporadas de maneira precisa e ágil.
Benefícios da elaboração eficiente de documentos digitais
Após as considerações já feitas, é de fácil visualização as vantagens acerca do tema.
A capacidade de criar templates personalizados e configurar fluxos de trabalho específicos acelera o processo de elaboração de documentos, permitindo que organizações atendam às demandas do mercado de forma mais rápida.
A inclusão de gestão de comunicação no processo facilita a coleta de dados, tornando o preenchimento mais acessível e eficiente.
A plataforma permite a integração perfeita de informações provenientes de diferentes setores da empresa, eliminando silos de dados e garantindo que todas as informações necessárias sejam incorporadas ao documento final.
Além disso, a segurança é uma prioridade.
A plataforma não apenas garante a segurança dos documentos gerados, mas também oferece recursos adicionais, como rastreamento de entregas, aberturas e detalhes do dispositivo, proporcionando controle e transparência.
Vale ressaltar também que a capacidade de automatizar o processo de geração e envio de documentos reduz significativamente a dependência de intervenção humana.
A funcionalidade de rastreamento oferece insights valiosos sobre a eficácia da comunicação.
Empresas podem verificar não apenas se um documento foi entregue, mas também se foi aberto e em qual dispositivo, possibilitando análises detalhadas.
Portanto, a elaboração eficiente de documentos digitais não é mais um desafio intransponível.
Com a adoção de ferramentas adequadas, como a plataforma descrita, as empresas podem garantir não apenas agilidade na criação, mas também a segurança integral dos dados.
Em um mundo cada vez mais digital, a capacidade de gerar documentos dinâmicos, personalizados e seguros do início ao fim não é apenas um diferencial competitivo; torna-se uma necessidade vital para a eficiência operacional e a segurança da informação, além da gestão de documentos se tornar otimizada.
A orquestração inteligente desses processos é a chave para enfrentar os desafios contemporâneos, e as ferramentas disponíveis estão prontas para moldar o futuro da documentação digital.