Certamente, sabemos que o principal objetivo de qualquer negócio no mercado é gerar competitividade. Contudo, para que isso seja totalmente possível, é necessário dispor de estratégias e ferramentas cada vez mais eficientes, a fim de tornar os processos internos mais seguros, enxutos e otimizados.
Nesse quesito, percebemos a devida importância da assinatura digital, que além de promover mais segurança nas transações contratuais, ainda oferece excelentes formas de agilizar as atividades internas. Quer saber como? Então, confira o nosso post até o final todas as suas dúvidas sobre o assunto.
Assinatura digital: o que é?
Antes de tudo, para quem não está totalmente familiarizado com o termo, pode acabar tendo algumas dúvidas sobre o assunto. Em geral, a assinatura digital nada mais é do que uma forma totalmente segura para realizar assinaturas no meio virtual, como é o caso dos contratos digitais, por exemplo.
De forma prática, a assinatura digital obtém um certificado digital, pois através desse arquivo, os dados pessoais do assinante ficam totalmente seguros e criptografados. A ideia, nesse processo, é fazer com que o risco de violação seja mínimo, comparado aos modelos convencionais de realizar assinaturas.
Quais são as principais características de uma assinatura digital?
Como bem sabemos, toda e qualquer assinatura digital é composta por três princípios básicos, mas importantes. Comumente chamadas de características centrais, elas são:
– Autenticidade (processo de confirmação da assinatura);
– Integridade (não há qualquer possibilidade de alterar as informações e a mensagem);
– Não-Repúdio (não existe possibilidade de o remetente negar a autenticidade da mensagem);
Além disso, devemos lembrar que ainda existe outra característica importante da assinatura digital: a sua validade jurídica. Ela é advinda do artigo 10 da MP nº2.200-2, que é a responsável pela fundação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP—Brasil).
Quais são as principais vantagens de uma assinatura digital para o seu negócio?
Agora que você entende o conceito e a importância de uma assinatura digital, confira os principais benefícios e vantagens em que ela oferecerá ao seu negócio:
1. Custos cada vez menores
Como é de se esperar, com a utilização de assinaturas digitais, é possível fazer com que a empresa consiga reduzir de forma eficiente os custos com impressão e papel, por exemplo. Isso sem contar no armazenamento de arquivos, seja eles em locais virtuais ou físicos, quando for o caso.
2. Maior segurança
Através da assinatura digital, também é possível que sua empresa evite cair em fraudes. Como já sabemos, todos os documentos digitais possuem integridade, autenticidade, e não menos importante, tecnologia de ponta para otimizar os processos transacionais e permitir que tudo seja feito com total segurança.
3. Trabalho mais enxuto
Se você busca por mais eficiência em seus processos laborais, a integração da assinatura digital nos trâmites internos será de extrema importância para esse objetivo. Isso porque elas fazem com que os gerentes de TI, por exemplo, tenham um esforço ainda menor na hora de gerenciar arquivos virtuais, bem como o seu rastreamento.
3 dicas para agilizar os processos do seu negócio com a utilização de uma assinatura digital
Agora que você já conhece os incríveis benefícios e vantagens da assinatura digital para a condução de suas atividades internas, especialmente na área da gestão, confira abaixo as principais dicas de como utilizar essa tecnologia para otimizar ainda mais o seu tempo:
1. Acabe com os papéis
Certamente, ao optarmos pela utilização de uma assinatura digital, vamos perceber que o parque de impressão da sua empresa, especialmente aquele destinado à impressão de documentos contratuais importantes, irá perder força no decorrer do tempo.
Isso porque a assinatura poderá ser realizada pelo meio digital, e logo, todas as informações de documento, cláusulas e contratos também poderão ser disponibilizadas em rede, o que contribui ainda mais com a agilização da assinatura.
Sem contar que esse processo afeta positivamente o caixa da sua empresa, pois como vimos acima, a prática de assinar documentos de forma virtual desacelera os gastos com papel, impressão e entre outros itens relacionados a essas atividades.
2. Rastreie seus documentos de forma eficiente
Uma consequência positiva do uso contínuo da assinatura digital no seu negócio será uma gestão de documentos mais eficiente e enxuta.
Ou seja, já que as demandas contratuais ou quaisquer outros tipos de documentos importantes que exigem assinatura estarão alocados no meio digital, fica ainda mais fácil organizá-las por categorias, importância, ou qualquer outra opção que se adeque mais a necessidade do gestor da área.
Com isso, garantimos mais otimização na busca de documentos importantes para conduzi-los de acordo com a demanda existente, sem contar na segurança de poder monitorá-los sem que haja vazamento de dados, fraudes ou roubo de informações sensíveis através de um único sistema.
3. Realize diversos processos à distância
Uma das inúmeras vantagens da assinatura digital, é que você não precisará estar especificamente no local para realizar a assinatura que precisa. Por se tratar de uma ferramenta totalmente virtual, é possível que o processo seja feito de maneira totalmente remota.
Em outras palavras, você poderá realizar suas transações contratuais e documentais sem sair da empresa, ou de sua casa (caso esteja trabalhando em home office). Tudo pode ser feito de maneira totalmente online, e com a devida segurança.
Conclusão
Conforme vimos, a tecnologia está se desenvolvendo cada vez mais nesses últimos tempos. Sendo assim, para que as empresas consigam chegar a excelentes destaques de mercado, é necessário dispor de ferramentas e recursos tecnológicos cada vez mais eficientes, a fim de que a competição no mercado se torne ainda melhor.
Não somente pela escalabilidade do negócio, mas sobretudo, pela segurança das transações que realizamos diariamente em um negócio, especialmente aqueles que exigem a exposição de dados sensíveis e processos mais delicados. No caso de assinaturas — sem correr o risco de fraudes — o modelo digital é muito mais seguro e prático.
Portanto, agora que você já sabe tudo sobre a assinatura digital, que tal ampliar o seu conhecimento sobre o assunto? Acesse agora mesmo o nosso blog e confira outras dicas importantes sobre a segurança de suas informações, além de conhecer meios estratégicos eficazes para otimizar seus processos internos.
