A otimização dos processos tornou-se uma necessidade para as empresas de diversos segmentos. Uma das inovações que tem sido bastante usada, gerando resultados mais ágeis e eficientes no andamento das atividades corporativas, é a assinatura eletrônica.
No entanto, o uso da assinatura eletrônica em documentos operacionais da sua empresa tem validade jurídica? É para tirar essa e outras dúvidas acerca dessa ferramenta que trouxemos o post de hoje.
Faça essa leitura e fique por dentro de como a assinatura eletrônica pode ser usada em sua empresa!
O que é uma Assinatura eletrônica?
A digitalização já tomou conta da sociedade como um todo e, para acompanhar esse processo, a maneira essencial de fechamento de acordos e contratos também precisou se adequar.
É exatamente para isso que serve a Assinatura eletrônica: é uma ferramenta utilizada para efetivar negociações, selar documentos e dar andamento em processos através de plataformas especializadas e documentos digitais.
Apesar desse recurso digital parecer inseguro para quem está acostumado com o trâmite de documentos, esse é um meio realmente eficaz, que gera agilidade nas atividades corporativas, além de aumentar a produtividade com toda a segurança necessária.
Mecanismos de verificação de identidade e validação, que podem ser senhas, códigos de segurança, reconhecimento facial e outros, são responsáveis por garantir a integridade e proteção dos dados.
Podemos contar com três tipos de assinaturas eletrônicas:
- Assinatura Eletrônica Simples: esse primeiro tipo costuma ser usado apenas em documentos e contratos sem riscos, visto que é uma assinatura eletrônica com poucos recursos tecnológicos, proporcionando baixa segurança às operações;
- Assinatura Eletrônica Avançada: a assinatura avançada oferece maior segurança ao usuário, como o uso da validação por biometria, por exemplo. Tem sido bastante usada por grande parte das empresas privadas;
- Assinatura Eletrônica Qualificada: essa é a mais segura e com o mesmo valor jurídico que uma assinatura física, pois exige o uso do Certificado Digital e segue os padrões de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) e dos órgãos internacionais de regulação. Para os documentos sigilosos, é a mais adequada.
O que a Lei diz sobre o uso de Assinatura Eletrônica?
Existem três determinações legais referentes às assinaturas eletrônicas no Brasil: a Medida Provisória 2.200-2/2001, responsável por instituir a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); a Lei 11.419/2006, que remete a informatização dos processos judiciais; e a Lei 14.063/2020 que discorre acerca do uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos.
A Lei 14.063/20 traz todas as especificações acerca do uso de Assinatura Eletrônica no Brasil.
Em suma, essa lei confere validade a todos os tipos de assinatura eletrônica, mesmo as que não possuem máxima segurança, como a simples e a avançada. Ainda que os documentos sejam utilizados para trâmites com entidades do governo, as assinaturas eletrônicas terão validade.
Havendo acordo entre as partes, a assinatura eletrônica utilizada no documento em questão será válida, ainda que não possua certificado digital.
Sabendo disso, uma empresa pode ficar muito mais tranquila ao adotar a assinatura eletrônica como recurso em suas atividades corporativas, sendo esse, na verdade, um benefício importante para o melhor desempenho das operações.
Por que utilizar Assinaturas Eletrônicas?
Ao saber que a validade jurídica da assinatura eletrônica tem o mesmo peso que a de uma assinatura física, conforme os seus marcos legais, torna-se ainda mais vantajoso o uso das assinaturas eletrônicas em sua empresa.
Na verdade, essa já tem sido uma realidade para a maioria das corporações do mercado, visto que a digitalização e seus constantes avanços tecnológicos impulsionaram novas demandas aos negócios que desejam permanecer competitivos.
Quem não se adequar, ficará para trás. O uso de recursos como a assinatura eletrônica tem sido uma maneira de correr para garantir maior eficiência nos processos gerenciais.
Imagine quanto tempo a sua empresa vai economizar adotando a assinatura eletrônica como meio de selar contratos e acordos. Se esse processo fosse feito presencialmente, certamente levaria dias, meses, quiçá anos para se completar.
Sendo assim, a assinatura eletrônica é uma “mão na roda” para os empresários e gestores que almejam mais praticidade e agilidade no andamento das operações em suas atividades de rotina.
Como saber qual tipo de assinatura eletrônica escolher?
Agora que você já conhece os tipos de assinatura eletrônica e compreende a sua validade jurídica, só resta uma dúvida: qual assinatura escolher, afinal?
Nesse caso, você precisará avaliar alguns aspectos para tomar a sua decisão:
- Nível de confiança dos signatários;
- A manifestação de vontade dos seus titulares;
- Observar se há necessidade de firma reconhecida ou algum outro caso de obrigatoriedade.
Ademais, tudo dependerá da livre vontade dos signatários que, em comum acordo, definirão o tipo de assinatura a ser utilizada.
Vale destacar que, para cada assinatura, existem as ferramentas a serem utilizadas para determinar a identificação, podendo ser através de endereço eletrônico, carimbo de tempo, endereço de IP para assinatura simples ou verificação por etapas, via token e outras formas para assinatura avançada.
Outra forma que pode ser escolhida é a assinatura eletrônica híbrida, na qual um dos signatários utilizará a assinatura qualificada e os demais poderão utilizar a assinatura simples ou avançada.
Conclusão
O uso das assinaturas eletrônicas tem sido cada vez mais recorrente no âmbito das empresas, visto que essa é mais uma facilidade inovadora trazida pelo processo de transformação digital que já está tomando conta do mundo todo.
Não tem para onde correr: a tecnologia não é o futuro, ela já atua ativamente em nosso presente – e aquele que não se adequar, perderá o seu lugar no mercado.
Assim como a assinatura eletrônica, muitas outras inovações estão surgindo para otimizar as operações e atividades corporativas, como a digitalização dos documentos e contratos, por exemplo. É preciso abrir-se a essa nova realidade como forma de reduzir custos e agilizar o fechamento de negócios que já não exigem mais a presença física para possibilitar os trâmites burocráticos.
Nos dias de hoje, quanto menor a burocracia e maior a agilidade, melhor!
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