Antigamente, muitas empresas ainda conseguiam fazer a gestão de seus negócios de forma manual, onde uma gama de papéis e outros processos burocráticos dificultavam o bom andamento e desempenho do trabalho. Felizmente, com o avanço na área de TI, um novo conceito tomou conta das organizações. Trata-se de um processo de automação chamado workflow (fluxo de trabalho, em tradução literal). Continue lendo e entenda mais sobre ele e aprenda 6 vantagens da automação de workflow.
O que é workflow?
Workflow em português possui uma tradução bastante simples: “fluxo de trabalho”. Ou seja, é uma ferramenta que visa automatizar um determinado processo de negócio de uma empresa. É um procedimento que agrega a área de TI à sequência de processos administrativos ou operacionais, diminuindo assim o trabalho manual das pessoas e consequentemente, a chance de erros ou problemas ocorrerem.
Em resumo, workflow é a automatização de toda uma sequência de trabalho, utilizando-se de um conjunto de padrões, eventos, ações e recursos específicos que visam viabilizar o andamento das tarefas a serem cumpridas por todos dentro da empresa, normalmente usando tecnologia para ajudar.
Neste post abordaremos os 6 melhores motivos para adotar o sistema de workflow e as principais vantagens da automação de workflow para sua empresa.
Vantagens da Automação de Workflow
1. Facilita o processo de comunicação
Um dos principais motivos para o mal desempenho de uma empresa é a falta de comunicação entre seus funcionários e até mesmo entre os gestores. A automação dos fluxos de trabalho evitará que seja necessário ficar lembrando as pessoas o que precisa ser feito. A utilização de formulários, ou mesmo o boca a boca, não serão mais precisos, pois o sistema mostra automaticamente o status, ou seja, o andamento do trabalho, de forma que cada um saberá que aquela parte do processo pertence a ele. Essa automatização da comunicação também reduzirá drasticamente a morosidade com que muitas tarefas são realizadas.
2. Reduz custos
A automatização workflow é a melhor alternativa para redução de custos dentro de uma empresa. Ele servirá para acelerar e otimizar todo o processo, poupando tempo e dinheiro, uma vez que menos recursos humanos e materiais serão necessários para fazer com que o fluxo ocorra de maneira eficiente.
3. Melhora da escalabilidade
A escalabilidade é algo fundamental dentro do sistema de workflow, pois a automatização da gestão dos processos de trabalho possibilitará o crescimento do negócio, fazendo com que a empresa aumente sua eficiência para atender melhor as demandas do mercado.
4. Melhoria no desempenho dos funcionários
Com o processo de trabalho todo automatizado, sobrará mais tempo para que os funcionários cuidem de outras tarefas mais importantes dentro da empresa de maneira mais eficiente, uma vez que terão todo o suporte automatizado facilitando as atividades do dia a dia. Essa melhora será percebida não só no próprio desempenho do trabalho, mas até mesmo na interação e satisfação entre as pessoas, que poderão ter mais tempo para interagir e discutir assuntos mais importantes para o desenvolvimento da empresa.
5. Evita etapas desnecessárias
O workflow é um processo que ajudará a identificar e eliminar etapas desnecessárias, podendo ser utilizado para modificar a ordem com que as tarefas estão sendo realizadas.
Com a automatização, as tarefas dos funcionários também podem ser realinhadas, sendo feita a readaptação das pessoas de acordo com suas habilidades.
Os funcionários poderão focar seu tempo naquilo que realmente importa: a gestão voltada para o negócio. Em vez de perderem tempo com tarefas operacionais, eles passarão a monitorar o desempenho e a qualidades dos resultados buscando melhores soluções para o negócio em si.
6. Maior segurança para o negócio
Com a automação de workflow será possível obter maior segurança para sua empresa, pois ele também poderá monitorar quem fez a tarefa, o que foi feito e quais ações foram realizadas. Em suma, o processo de workflow ajudará que todas as atividades sejam organizadas de forma a garantir que as informações cheguem com segurança até as pessoas certas e no momento certo.
A contratação de uma empresa especializa em automação de workflow poderá garantir que sua empresa obtenha não só esses benefícios citados, mas uma infinidade de vantagens que o processo traz para qualquer um que queira otimizar seus negócios para obter maior presença no mercado, pois com um trabalho bem executado os processos serão simplificados, o que ajudará no aumento das receitas.
E então, ficaram claras as vantagens da automação de workflow? Pronto para conhecer mais ou mesmo começar a aplicar na sua empresa? Comente com a gente!