Coordenar a rotina de uma empresa não é uma tarefa fácil. Com vários setores atuando em conjunto, cada um com seus objetivos, não é incomum que alguns gestores percam de vista alguns pontos importantes. Por isso, alguns negócios investem tanto em gestão de processos como em ferramentas de automação.
Pode parecer que estamos falando de gestão e automação separadamente, até por que são coisas diferentes. Mas, na prática, os dois se complementam para melhorar a qualidade do seu trabalho. Para explicar melhor o assunto, vamos falar dos benefícios de uma boa gestão e como a automação de processos pode lhe ajudar com essa tarefa. Confira!
O poder de uma boa gestão de processos
De forma simples, essa gestão fala do planejamento de rotina e dos procedimentos da empresa. Trata-se da integração dos vários setores para que todos atuem em conjunto. Se for feita corretamente, ela pode melhorar muito o rendimento do seu negócio. Veja aqui alguns de seus benefícios.
1. Menor índice de retrabalho
Um problema comum em negócios desorganizados é a frequência com a qual se refaz uma mesma tarefa. Cometer um erro ou outro não é o fim do mundo, mas eles devem ser a exceção, não a regra. Com processos mais simplificados e uma rotina clara, é bem mais fácil manter o ritmo e completar suas tarefas com qualidade e dentro do prazo. E, consequentemente, você não terá que perder mais um dia refazendo qualquer coisa.
2. Otimização do tempo
Uma boa gestão de processos também ajuda a economizar o tempo dos colaboradores. Redução de burocracia e melhor alocação de tarefas são algumas formas de otimizar seu tempo de trabalho.
Digamos que você seja um padeiro e precise de farinha. Você faz uma encomenda e a entrega chega na hora marcada. Mas, em vez de direcionar a farinha para você no começo do dia, o responsável pelo estoque confira os recibos de compras no mesmo horário. Ele poderia fazer isso enquanto você prepara o pão, o que levaria as duas tarefas a serem concluídas mais cedo.
Como a automação contribui para os resultados?
Bem, como o nome já diz, ela coloca algumas tarefas no piloto automático, sem necessidade de uma pessoa coordenando tudo. Há várias partes das rotinas empresariais que podem muito bem ser delegadas para uma máquina, ou, ao menos, aproveitar o auxílio de uma.
Entre suas contribuições para a gestão de processos estão as seguintes.
1. Monitoramento em tempo real
Muitas ferramentas de automação também estão equipadas com outras funcionalidades, como o monitoramento e a constante captura de dados. Enquanto um software está, por exemplo, organizando seus arquivos, ele também registra quem fez quais modificações, de onde ele veio, qual é o tipo de conteúdo que ele possui e em qual estágio aquele processo está.
2. Menos tarefas monótonas e repetitivas
Algo que atrapalha bastante a atuação estratégica de qualquer profissional é o tempo que ele passa apenas em trabalhos manuais. São tarefas importantes, mas que drenam a energia de qualquer um. Ao torná-los automáticos, você libera mais um membro da equipe para pensar no longo prazo, com estratégias que melhorem seu desempenho.
Agora que você entende a importância da gestão de processos e da automação, é hora de investir! Entre em contato com a foxfly e veja como um sistema de automação e gestão pode lhe ajudar a potencializar os seus negócios.