Não importa o que aconteça, os processos devem sempre funcionar em sua eficiência máxima. A eficiência tem um impacto direto na produtividade dos funcionários que usam esses processos. Pense nisso. O que acontece se um funcionário tiver um dispositivo defeituoso e levar dois dias para a equipe de TI responder? O funcionário é forçado a não trabalhar o tempo todo. As empresas que existem há algum tempo não têm a liberdade de raspar tudo e reconstruir seus processos do zero. Essas empresas estabelecem processos detalhados pela primeira vez e continuam a usá-los por um longo tempo. A opção mais fácil e melhor é otimizar processos constantemente.
O que é otimização de processos?
Otimização de processos é a disciplina de ajustar um processo para otimizar um conjunto especificado de parâmetros sem violar algumas restrições. Os objetivos mais comuns são minimizar o custo e maximizar o rendimento e/ou a eficiência. Esta é uma das principais ferramentas quantitativas na tomada de decisão industrial.
O que é otimização de processos de negócios?
A otimização de processos de negócios é a prática de aumentar a eficiência organizacional melhorando os processos. Faz parte da disciplina de gerenciamento de processos de negócios (BPM). Processos otimizados levam a metas de negócios otimizadas.
Alguns exemplos de otimização incluem:
- Eliminar redundâncias
- Simplificar fluxos de trabalho
- Melhorar a comunicação
- Capacidade de previsão de mudanças
As recompensas de otimizar os processos de negócios
Sua organização está em constante concorrência e enfrenta ameaças de outras empresas, tecnologias disruptivas e normas em constante mudança.
A otimização dos processos de negócios oferece muitos benefícios que podem ajudar as empresas a se manterem à tona nas ondas de maré de mudança, como:
- Conformidade com o mercado
- Operações simplificadas
- Riscos reduzidos
- Recursos bem utilizados
- Consistência
- Qualidade garantida
- Visibilidade de ponta a ponta
A otimização de processos de negócios pode ser o segredo para navegar em mar agitado da indústria.
Etapas para implementar a otimização de processos de negócios
O planejamento é essencial para aproveitar ao máximo seu esforço de otimização de processos de negócio. Aqui está um breve guia passo a passo para ajudá-lo a realizar um plano de otimização de processos.
Etapa 1: Identificar
Escolha um processo problemático que você deseja otimizar. Defina o propósito e os objetivos.
Etapa 2: Analisar
O processo está atendendo às metas desejadas? Há excesso de desperdício que você precisa reduzir?
Etapa 3: Implementar
Depois de se livrar de elementos desnecessários, automatize o processo revisado em sua nova forma.
Passo 4: Monitorar
Dê uma olhada micro e macro no desempenho do processo e ajuste-o até obter os resultados desejados.
Como é a otimização de processos de negócios no mundo real?
Como otimizar processos de negócios é uma das etapas na aplicação mais ampla do BPM, muitas vezes se mistura com outros conceitos, como melhorias de processos de negócio ou automação de processos de negócio.
Aqui estão alguns exemplos reais de como a otimização de processos de negócios pode aumentar a eficiência.
Ordens de compra
Várias ordens de compra entupem a fila do departamento de compras. O departamento sente que esse problema se deve a aprovações por e-mail. Para simplificar as solicitações, o departamento implanta um sistema dedicado de gerenciamento de fluxo de trabalho. O sistema de fluxos de trabalho permite que os funcionários escolham o item e o enviem para aprovações automaticamente.
Reembolso de viagem
O departamento financeiro comete erros frequentes ao reembolsar despesas. Como todo o processo é baseado em papel, eles interpretam mal os números e reembolsam o valor errado aos funcionários. Para corrigir isso, o departamento mudou-se para um sistema digital onde os funcionários preenchem o valor nos campos do formulário. Não há erros de processamento dessa maneira.
Integração de funcionários
A integração de um novo funcionário acontece em uma sequência de etapas. Os executivos de RH enviam o contrato do funcionário por e-mail. Depois que o funcionário assinar, o próximo passo para provisionar ativos em TI deve prosseguir. Mas cada vez que o RH envia manualmente um e-mail para a TI para provisionar laptops e conceder acesso a ferramentas. Para tornar o processo mais rápido, um gatilho de e-mail é configurado. Assim que o funcionário assina e envia o contrato do funcionário, um e-mail é enviado automaticamente para a TI.
Como o Kissflow pode ajudar o seu negócio
O Kissflow Process pode impulsionar seus esforços de otimização de processos com facilidade. Ele tem um designer de fluxo de trabalho sem código com um construtor de formulários de arrastar e soltar que permite automatizar processos estruturados e não estruturados em questão de 15 minutos. O Kissflow Process se integra facilmente a outros aplicativos em uso, tornando a otimização do processo perfeita. Insights em tempo real habilitados por painéis personalizáveis podem ajudá-lo a manter os processos funcionando sem problemas no caminho certo. O Kissflow também permite uma colaboração eficaz, impulsionando os processos para a máxima eficiência.
Faça uma avaliação gratuita do Kissflow Process e veja como você pode controlar seus processos.
