Documentos digitais ou inteligentes são arquivos que passam do papel para o ambiente virtual. Além de ser uma forma de organizar melhor todos os documentos de uma empresa, otimiza o tempo e faz com que a organização seja ecologicamente correta.
Afinal, uma empresa, independente do seu tamanho, tem que lidar com o processamento de vários documentos por dia. Facilitar a rotina é algo necessário para que os colaboradores não percam um arquivo físico.
Vamos falar mais sobre os documentos digitais e sua importância dentro de uma empresa. Portanto, continue acompanhando e saiba como adotar esse processo em seu negócio.
O que são os documentos digitais?
Antigamente, era comum você chegar em um escritório e encontrar pilhas de papéis em arquivos. Afinal, essa era a forma “mais prática” de organizar todos os documentos que uma empresa precisava.
No entanto, os tempos mudaram, veio o avanço tecnológico e a forma de fazer um arquivo também mudou. Portanto, os documentos digitais são, atualmente, a forma mais eficiente de ter um arquivo organizado e onde você consegue encontrar uma informação facilmente.
O documento digital é a representação de um arquivo físico no meio virtual. Ou seja, por meio da digitalização, ele foi formatado para ser acessado de um computador ou qualquer meio eletrônico. Afinal, hoje em dia é possível acessar documentos até do celular.
O objetivo de ter um documento digital é facilitar o seu acesso e a sua disseminação, caso haja necessidade. Além de preservar o original, evitando o manuseio constante.
Como fazer a transformação de um documento físico para digital?
Você pode estar pensando que essa é uma resposta simples. Afinal, é somente escanear o documento, certo? Sim, tem essa opção, mas também há outras.
O escaneamento do arquivo é a maneira mais fácil e rápida de digitalizar um documento. Basta somente colocar o papel em um scanner para que o mesmo seja digitalizado, virando
uma imagem ou PDF. Esse é um ótimo recurso para montar um arquivo de pesquisa mais ágil.
Há também os documentos digitais que podem ser editáveis. Mesmo aqueles que são transformados do físico para o virtual, sem a necessidade de digitar todo o documento novamente. Esse processo é feito com um scanner profissional, juntamente com um software. O documento é salvo em Word para que fique editável.
A outra maneira é transformar o arquivo físico em documentos pesquisáveis. Esse tipo de documento é eficaz, pois você pode pesquisar o nome do arquivo no seu computador, e o sistema lê todo o arquivo, ao invés de só o título.
O que considerar na hora de ter documentos digitais em seu negócio?
Ao criar um arquivo digital, alguns pontos devem ser considerados para que ele seja funcional para o seu negócio. Portanto, o primeiro ponto a ser analisado é quantos documentos serão digitalizados.
A digitalização é a primeira parte do processo. Mas, para que os documentos se tornem funcionais é necessário:
- Definir uma nomenclatura para organização;
- Fazer a divisão dos documentos por departamento;
- Organizar as pastas de acordo com a nomenclatura;
- Ter um manual que oriente os funcionários a encontrar um arquivo;
- Contratar um serviço especializado para ter um software de qualidade, bem como o backup de todos os documentos digitais.
Os documentos digitais são confiáveis?
Muitas pessoas ainda ficam desconfiadas quando o assunto é documento digital. Afinal, ele tem a mesma autenticidade de um físico?
A maioria das pessoas pensa que os documentos inteligentes podem ser falsificados. Ou seja, modificar o original. Mas não é bem assim.
A autenticidade de um documento digital é assegurada pela assinatura digital. Portanto, isso minimiza as chances dele ser fraudado. Caso isso aconteça, após ele ser assinado, o arquivo aponta. Sendo assim, não há como falsificar um documento digital depois que ele é assinado.
Do ponto de vista legal, ou seja, juridicamente, esses arquivos são assegurados pela MP2.200.2.
Documentos digitais e sustentabilidade
O tema sustentabilidade é bastante discutido no meio corporativo e todo negócio, independente do seu tamanho, quer ser visto como sustentável. Os documentos digitais são uma forma de ter uma instituição mais organizada, produtiva, econômica e ecologicamente correta.
O jornal Gazeta do Povo fez uma pesquisa e, segundo ele, são necessárias 12 árvores para produzir 1 tonelada de papéis. Portanto, com a digitalização dos documentos, a sua empresa ajuda a reduzir o desmatamento.
Assinaturas digitais x eletrônicas
A maioria das empresas que ainda não adotou os documentos digitais em seu dia a dia possui o receio de não conseguir assinar os mesmos. Afinal, o papel físico é somente pegar uma caneta e assinar.
Mas, com a modernização dos processos, também é possível assinar os documentos digitais. Agora são usados dados criptográficos que conferem à assinatura original de uma pessoa.
A assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. A eletrônica é usada para acessar, aprovar e compartilhar informações no meio virtual. A biometria é um exemplo disso. Entretanto, a digital substitui legalmente as assinaturas a punho. Para usá-la é preciso ter um certificado digital.
A legalidade da assinatura digital e eletrônica é garantida pela MP 2.200-2 de 2001. Ela tem a mesma validade de uma feita a punho. Ou seja, vitalícia. Mas para isso, é preciso que a plataforma usada para fazer essa autenticação seja íntegra, para garantir que elas sejam verdadeiras.
Conclusão
Como você viu ao longo do texto, os documentos digitais são mais eficientes para o seu negócio. Além de otimizar o seu tempo quanto à busca de informações, eles deixam todo o seu arquivo mais organizado. Mas também é mais econômico para a empresa e a torna uma instituição amiga da natureza.
A implementação de uma documentação inteligente em seu negócio é bom para a sua equipe também. Afinal, eles terão mais praticidade e otimização de tempo em seu dia a dia.
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