A questão da validade jurídica dos documentos digitais é um assunto que está sempre na cabeça das pessoas. Ela gera diversas dúvidas, tanto em leigos quanto em quem é da área jurídica.
No entanto, é importante frisar que hoje não há mais discordância quanto à validade desse tipo de documento. Ainda mais no mundo moderno de hoje, onde tudo é digitalizado. Isso contribui para a rapidez no manusear e no uso da documentação.
Neste artigo, tiraremos suas dúvidas quanto à validação jurídica de um documento digitalizado, além de mencionarmos outras questões importantes sobre o tema. Leia o texto e compartilhe!
Origens e conceito
Em 2001, o Brasil criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), em conformidade com as tendências mundiais de digitalização de documentação. Ela foi criada por meio da Medida Provisória nº 2.200/2001.
A ICP-Brasil é uma cadeia hierárquica que dá a confiança e a possibilidade para a emissão de certificados digitais que identifiquem as pessoas jurídicas ou físicas em meio eletrônico. Isto reforçou a validade da documentação e de operações que sejam realizadas em ambiente virtual.
No entanto, para que esta validação de documentos se torne possível, é fundamental o uso de certificados e assinaturas digitais que identifiquem o usuário. Estes são os responsáveis pela garantia e credibilidade de todo o processo.
A MP nº 2.200, que começou a vigorar em 2001, se tornou um grande marco para o gerenciamento de documentos eletrônicos. Por meio dela, foi entendido que a validade jurídica de um documento digital é diferente do documento impresso, escaneado a partir do original, autenticado em cartório e/ou assinado à mão.
Os documentos digitais criados em ambientes virtuais, quando são assinados por meio de um certificado digital regulamentado pela ICP-Brasil, recebem diversas garantias e atributos fundamentais para a comprovação de irrefutabilidade e autenticidade. Isso os certifica e garante a validade jurídica.
No caso dos documentos tradicionais impressos, escaneados e transformados em arquivo digital, eles não têm esta equivalência jurídica.
Modernização da legislação
A Lei nº 12.682, do ano de 2012, foi quem deliberou quanto à questão da digitalização e armazenamento de documentação em meio eletrônico. No entanto, ela o fez de forma genérica. A legislação não se manifestou sobre a possibilidade de que se destrua a documentação física.
Ela ficou limitada a conceituar o que é a digitalização. Estipulou que o processo precisava ser feito de maneira a garantir a autenticidade, a integridade e, se for o caso, a confidencialidade do documento digital. Isso, claro, feito por meio do certificado digital emitido pela ICP-Brasil.
A Lei nº 12.682 trazia, ainda, superficialmente, alguns aspectos sobre a necessidade da proteção destes documentos quanto à destruição, acesso, reprodução, uso e alteração que não sejam autorizados.
Quem presta o serviço de autenticar os documentos digitalizados são os tabeliães. A documentação precisa estar assinada digitalmente a revestida de fé pública, para que o atestado de autenticidade seja confirmado. No entanto, esse procedimento continua necessitando da apresentação de documentação original em papel para que se possa confrontar o teor.
No ano de 2019, a MP nº 881/2019, conhecida como a MP da liberdade econômica, contribui para a questão da validação de documentos digitais. Depois para a Lei nº 13.874/2019, ela afirma que é essencial para o crescimento e desenvolvimento econômicos do Brasil o direito de toda pessoa física e jurídica arquivar qualquer tipo de documento por meio digital.
Sendo assim, o documento digital equiparou-se àquele em meio físico, no que se refere a todos os efeitos legais e ainda para comprovar qualquer ato do direito público. No entanto, a lei deixou pendente uma regulamentação de requisitos técnicos para isso.
É importante observar, ainda, que a Lei nº 12.682/2012 foi alterada para permitir a destruição da documentação original após sua digitalização, caso seja constatado que o documento original tem sua integridade perfeita. Isto pode ser efetuado depois de se observar os prazos de prescrição e de decadência da documentação e a legislação específica.
O Decreto nº 10.278/2020
Em 18 de março de 2020, entrou em vigor o Decreto nº 10.278. Ele definiu as formas técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos privados ou públicos, de forma que eles tenham os mesmos efeitos jurídicos da documentação original.
Estas novas disposições são aplicáveis para a documentação física digitalizada, produzida por pessoas físicas e jurídicas do direito público interno e privado.
O decreto apresentou o conceito de integridade, de metadados e de documentos digitalizado e público. Ele ainda elegeu de quem é a responsabilidade pela digitalização, além de apontar as condições necessárias para o armazenamento da documentação digitalizada. Ele também trata de como preservar os documentos históricos.
Uma das questões importantes trazidas pelo Decreto nº 10.278 se refere à assinatura digital no padrão da ICP-Brasil. A regulamentação ratificou a necessidade do uso dessa assinatura tanto em digitalizações que envolvam entidades públicas quanto nas relativas a particulares, em relações em que não haja acordo prévio entre as partes.
O documento digitalizado
Quando for usado para comprovar qualquer ato perante a autoridade jurídica, um documento digitalizado precisa seguir padrões técnicos e possuir metadados mínimos. Eles estão especificados nos primeiros dois anexos do Decreto nº 10.278.
Para que a segurança da documentação seja assegurada, tanto os procedimentos quanto as tecnologias usadas na digitalização da documentação física precisam assegurar alguns pontos:
· Integridade;
· Confiabilidade;
· Rastreabilidade dos procedimentos;
· Auditabilidade dos procedimentos;
· Emprego de padrões técnicos de digitalização;
· Confidencialidade;
· Interoperabilidade de sistemas informatizados.
Houve um tempo em que aquelas pessoas que prestavam serviço de mircrofilmagem para os cartórios precisavam se registrar no Ministério da Justiça para oferecer o serviço e passar por sua fiscalização. Hoje, a segurança jurídica tem como foco a comprovação de que os prestadores de serviços digitais tenham atendidos todos os requisitos técnicos descritos em lei.
Este artigo tirou suas dúvidas sobre a validade jurídica de um documento digital? Agora, visite nosso blog e leia outros posts sobre temas semelhantes. Deixe seu contato para receber informações e também para tirar dúvidas.
Fonte: Associação das Autoridades de Registro do Brasil (AARB) e Netscan digital.
