Inovador é aquilo que atende e antecipa demandas de forma rápida, prática e eficiente. Além disso, informação é dinheiro, permitindo que empresas aprimorem seus produtos de acordo com as necessidades dos clientes e, é claro, aumente as vendas. É neste contexto que a automatização de formulários assume espaço vitalício.
Segundo a Exame, o primeiro passo para essa atualização digital é manter o foco no cliente. Márcia Ogawa, da Deloitte, afirma que planejar é imprescindível, pensando de forma holística e definindo aonde se quer chegar. Assim, abraçam-se soluções que agilizam o processo e cumpram seu papel frente ao consumidor.
Aliás, conhecê-los em detalhes é ponto-chave na prestação de um bom atendimento. Pensando nisso, como facilitar esse acesso à informação e potencializar seu serviço? Temos a resposta e vamos explicá-la para você. Então, continue a leitura e confira!
A importância da automatização de formulários
Em um ambiente que se preocupa, cada vez mais, com a responsabilidade socioambiental, folhas impressas perdem espaço para sistemas digitais, que guardam informações em HDs ou, mais recentemente, na nuvem.
É por meio de formulários online que a coleta, o acesso e o armazenamento de dados deixa de ser um sistema desestruturado, passível de perdas e outros danos, para ser simples, dinâmico e eficaz. Acessível aos colaboradores que precisam daquela informação na hora certa, evitando atrasos e ruídos, e se firmando como vantagem competitiva. Entre os benefícios da automatização de formulários, encontram-se:
- Agilidade;
- Segurança;
- Custo.
A vantagem da agilidade
Imagina que, para atender ao chamado urgente de determinado cliente, seja necessário checar suas informações comerciais. Você sabe que tem tudo anotado em um papel e que ele está arquivado em uma sala repleta de caixas. Quanto tempo seria necessário para encontrá-lo? Seu cliente estaria disposto a esperar?
Ao passar formulários para o meio digital, o fluxo de trabalho acelera, pois as informações estão mais acessíveis e são mais fáceis de serem repassadas. Fax e envios por cartas abrem espaço para e-mail criptografados, que chegam em segundos ao destinatário. Da mesma forma, digitalizações, que nem sempre facilitam a leitura, são substituídas, minimizando ruídos.
A indispensável segurança
Segundo o portal Administradores, a confiabilidade em uma empresa é um dos quatro principais fatores que determinam sua relevância frente as demais. E não é para menos, afinal, os consumidores estão cada vez mais atentos às políticas e práticas das organizações, e constantemente avaliando se elas valem seu dinheiro.
Por isso, é preciso tanto ser quanto se mostrar confiável, e como fazer isso? Martha Rogers explora o tema em seu livro “Extreme Trust: honesty as a competitive advantage”, e afirma que o segredo é simplesmente ser transparente. Ela, inclusive, ressalta que fazer o certo sai bem mais barato que gerir futuras crises.
A preocupação com o custo
Impressora com digitalização, fax, papel, caixas, espaço físico, luz e refrigeração são alguns dos investimentos rotineiros quando se trabalha com material impresso. Os altos custos operacionais não param por aí, a manutenção dos equipamentos e a mão-de-obra associada são cumulativas, sem possibilidade de corte.
Especialmente em tempos de crise, quando o poder de compra é mais limitado, reduzir o montante gasto é primordial para manter um negócio em pleno funcionamento. É verdade que o mundo digital não anula esses débitos, porém, os torna muito mais acessíveis em longo prazo.
Todos esses pontos contribuem para o desenvolvimento de empresas socialmente responsáveis. Iniciada na década de 60 e firmada com a criação do Instituto Ethus em 1998, a discussão sobre responsabilidade socioambiental é primordial para a escalabilidade de negócios.
O pensamento é simples: para continuar existindo, uma organização precisa de compradores que, por sua vez, são mais fortes em ambientes sadios. Logo, é importante lembrar que a automatização de formulários influencia diretamente em algumas destas questões, como a diminuição de lixo, por exemplo.
Agora que você já sabe o que essa mudança pode fazer por você, vale relembrar o post aqui no blog sobre as vantagens dos formulários eletrônicos (eforms) em relação aos formulários em papel.