Formulários eletrônicos são a nova tecnologia queridinha das empresas para organização e otimização de processos dentro das companhias. Os formulários são versões digitais dos formulários de papel que geralmente já têm seus dados gerenciados por computador ou outro dispositivo eletrônico. O diferencial dos eletrônicos é a facilidade, eficiência e rapidez de preenchimento que é realizado a partir de sistema específico para o cumprimento destas funções.
É possível utilizar destes formulários eletrônicos por meio de aba em site próprio ou mesmo através de aplicativo – é importante criar veículo para coletar e gerir os dados que serão coletados a partir do preenchimento dos formulários que serão cada vez mais direcionados, o que, consequentemente, melhorará o foco de sua empresa nos pontos que precisam de mais atenção.
Neste texto faremos a indicação dos benefícios objetivos para seu empreendimento ao passar a fazer uso dos formulários on-line, desde a forma que estes formulários podem revolucionar a coletânea de dados da empresa, melhorando a visão do marketing empresarial, até a automação e a aceleração de processos que naturalmente acontece quando uma nova tecnologia surge substituindo um determinado trabalho manual. De certa forma, estas conclusões são até um pouco intuitivas uma vez que a grande maioria das automações traz avanços empresariais.
• Agilização dos processos e análises
Qualquer sistema de funcionamento eletrônico supera os sistemas manuais em se tratando de velocidade – de forma que a implementação de um sistema de formulários eletrônicos não somente vai agilizar o preenchimento dos dados e seu respectivo armazenamento, como também os processos posteriores.
Os formulários eletrônicos dispõem da facilidade da análise de dados com automação para a leitura dos dados em categorias – ao passo que os formulários físicos dependiam de um operador para separar e analisar dado a dado.
Um formulário eletrônico de qualidade pode suprir determinadas demandas manuais rapidamente – independentemente da complexidade dos dados tratados. Quer otimizar os processos de uma empresa? Os formulários eletrônicos podem ser um meio de ajudar a alcançar este objetivo.
Para escolher a espécie de formulário mais indicada para sua empresa, existem consultorias especializadas adequadas que analisarão os processos da empresa e indicarão o sistema de formulário eletrônico adequado para agilizar os processos do seu empreendimento.
• Automação de atividades empresariais
A automação é uma necessidade das empresas de médio e longo porte pelo mundo a muito tempo – afinal, a automação significa a substituição das atividades antes manualmente realizadas por inovações tecnológicas que, não somente substituem o caráter manual de uma determinada atividade, como inserem nela uma operatividade característica das máquinas, ou seja, uma maior produtividade e eficiência, extraindo do processo possíveis pontos de atraso como falhas humanas, retrabalho, duplicação de informações, entre outros.
E é exatamente isso que se espera dos formulários eletrônicos, uma vez que apostar em formulários de papel menos eficientes e ágeis não é o melhor caminho para se obter uma maior eficiência e produtividade. Além da rapidez no preenchimento de informações, o formulário eletrônico reduz significativamente as falhas humanas e possibilita a criação de sistemas automáticos de aprovação ou de geração de relatórios com base nos dados coletados nos formulários ora preenchidos.
• Redução na formação de lixo
Muito se fala hoje em dia em sustentabilidade – porém, na prática, nem todas as empresas falam sério sobre suas preocupações com o meio ambiente. As empresas com preocupação ambiental geralmente figuram entre as mais bem vistas entre o público e esta reputação é conseguida através de ações realizadas internamente e externamente da empresa.
Este é mais um ponto que beneficia as empresas que fazem uso de formulários eletrônicos – há uma redução significativa do uso de papel nos quais antes se realizavam os formulários manuais. A redução da geração de lixo é essencial para a preservação do meio ambiente uma vez que colabora para a manutenção dos recursos naturais da terra – e as empresas que possuem esta espécie de preocupação são geralmente aclamadas pela mídia o que, por sua vez, se converte em publicidade positiva para a companhia. Claro, e a publicidade positiva gera dividendos para a empresa uma vez que atraem uma gama de clientes igualmente preocupados com o meio ambiente que dão preferência a empresas com as mesmas preocupações.
• Dados acessíveis em tempo real
Outra grande vantagem dos formulários digitais são os relatórios que podem ser gerados quase que instantaneamente a partir do contato do sistema com os dados preenchidos. Ao passo que os formulários de papel demandavam tempo para reunir os dados e analisá-los, informação por informação recolhida. O formulário digital permite uma gestão mais eficiente à medida que visualiza e mensura os dados coletados em tempo real e com facilidade – eliminando o tempo de contabilidade e análise que eram gastos a partir dos antigos formulários de papel.
As tomadas de decisões a partir dos formulários eletrônicos também são facilitadas, uma vez que os dados individuais são rapidamente transformados em dados coletivos mensurados em gráficos, sistema esse que possui a flexibilidade de mudar seu formato, o que agiliza as decisões e melhora o ritmo e acelera o resultado das operações derivadas das análises de dados.
• Economia de gastos empresariais
O fim dos formulários físicos e sua substituição pelos formulários e relatórios eletrônicos representam uma significativa redução de gastos de qualquer companhia – isto ocorre porque com formulários físicos não há só gastos com papéis, mas também com arquivos, os mais diversos espaços de armazenamento, além de pessoal de gestão. Já no caso dos formulários eletrônicos, os dados ficam armazenados de forma segura em uma nuvem com muito espaço. Além destes custos, ainda há a redução de custos com impressão, com a equipe e distribuição de materiais de pesquisa, além do pessoal que deve ficar responsável pela organização manual dos dados – trata-se de um alto custo a se reduzir com os formulários eletrônicos.
• Conclusão
Os formulários eletrônicos representam um bom custo-benefício para as empresas que o adquirem, de forma que evitam o consumo excessivo de papel – além de poupar tempo das empresas, bem como tempo de funcionários e materiais. Os formulários ainda aceleram e automatizam os processos empresariais significativamente, o que resulta em um grande ganho para qualquer companhia.
