Quem já não teve a super experiência de entrar em uma clássica sala de arquivos de uma empresa com pilhas e mais pilhas de documentos e conteúdos empresariais a perder de vista?
Com certeza, boa parte de nós!
Porém, como as empresas hoje guardam seus documentos digitalizados, os arquivos físicos ficaram de vez no passado. Mas, você sabia que mesmo com esse recurso, muitas empresas armazenam esses arquivos de forma desestruturada e sem nenhuma segurança?
Para isso temos uma solução. Elas precisam de um sistema moderno de gerenciamento e controle de conteúdos, desenvolvido justamente para disponibilizar todo esse arsenal de informações de forma prática, rápida e muito bem organizada.
É sobre isso que vamos falar a partir de agora.
Armazenando e acessando conteúdos empresariais
A maioria das empresas sempre busca preservar todos os documentos e conteúdos empresariais físicos produzidos ao longo dos anos em salas com muitas prateleiras numeradas e com uma quantidade absurda de caixas.
Isso sempre foi muito comum e considerado um modelo padrão para as empresas até o início efetivo da utilização de tecnologia, que surgiu principalmente como uma ferramenta de otimização de trabalho em vários segmentos profissionais.
Foi nesse aspecto que surgiu e se consolidou o ECM (Enterprise Content Managent).
O que é ECM?
Antes de vermos na prática o que significa ECM, vamos entender como tudo começou?
Digitalizar os documentos para tê-los também no formato digital é uma excelente alternativa que a tecnologia nos trouxe para manter arquivados documentos que são muito importantes para a história de uma organização.
Nesse cenário, o escaneamento desses arquivos é uma medida que muitas empresas têm tomado a fim de preservar os conteúdos produzidos cotidianamente. No entanto, não basta convertê-los para o formato digital, se não houver uma gestão eficiente.
É aí que aparece o ECM.
ECM é simplesmente a sigla para Enterprise Content Management System, que traduzido é Sistema de Gerenciamento do Conteúdo Empresarial, uma forma prática, segura e moderna de organizar, controlar e gerir conteúdos corporativos.
Basicamente é uma maneira de administrar eletronicamente todos os documentos que são produzidos pela empresa, começando pela coleta, organização, armazenamento até o acesso aos conteúdos.
Cabe ressaltar que utilizamos o termo conteúdo para nos referirmos a todos os documentos e informações que precisam ser armazenados.
Para você ter uma ideia, hoje mais de 70% das empresas no Brasil e aproximadamente 90% das empresas no mundo já utilizam esse recursos na administração e utilização de todos os seus conteúdos.
Veja só algumas de suas utilidades…
- Acesso compartilhado;
- Análise rápida de informações;
- Aprimoramento da produtividade;
- Armazenamento organizado;
- Automatização de processos;
- Gestão dinâmica;
- Segurança do conteúdo.
O uso do sistema ECM disponibiliza muitas outras funcionalidades bastante úteis para as mais diversas atividades de uma organização.
Conheças algumas das vantagens ao utilizar um software para a gestão dos conteúdos de sua empresa:
- Centralização digital dos arquivos;
- Redução de custo com papel;
- Virtualização de processos;
- Redução de riscos como a perda de documentos.
Impossível não ficar impressionado com tantas facilidades que um sistema bem estruturado e fundamentado pode fazer por uma empresa. E para te ajudar ainda mais, te apresentamos o Alfresco.
Como a solução Alfresco armazena e coloca a inteligência na busca do conteúdo?
O Alfresco é um software espetacular que foi projetado para oferecer um gerenciamento super inteligente e completo, o que permite que você trabalhe com seu conteúdo a partir dos principais conjuntos de ferramentas de produtividade do mundo.
O mais legal é que você pode ter acesso a tudo isso, sem precisar trocar de aplicativo. O máximo, não é mesmo?
O Alfresco fornece os principais recursos para um gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM), totalmente aberto, escalável e flexível, contando ainda com os benefícios adicionais de uma plataforma de serviços para o armazenamento e manuseio de conteúdo.
Essa alta qualidade faz com que esse software seja a solução ideal para que sua empresa tenha os conteúdos gerenciados de forma inteligente, contextualizada e com a velocidade do mundo moderno.
Entre as suas principais vantagens destacam-se:
- Arquitetura modular aberta que permite uma fluidez da plataforma para um atendimento direcionado aos principais requisitos do seu negócio;
- Suporte para utilização conjunta dos principais aplicativos de produtividade da atualidade como: Google Docs, Microsoft Office, Microsoft Outlook e Salesforce.
O Alfresco é um software pensado e desenvolvido para nos auxiliar na gerência e proteção do conteúdo corporativo da maneira mais perfeita possível.
Falando sobre proteção, sabia que a segurança é uma das principais virtudes deste software?
A segurança que a solução Alfresco oferece aos seus usuários
A segurança é a parte mais importante de todo o processo de virtualização do conteúdo produzido por uma organização, afinal, toda a história da empresa deve ser minuciosamente muito bem armazenada, certo?
E o Alfresco proporciona toda a proteção que sua organização precisa, por ser um software com uma tecnologia moderna e idealizada para que o conteúdo de sua empresa esteja armazenado com toda a segurança.
Olha só como o Alfresco leva o quesito segurança muito a sério, conhecendo suas vantagens…
- Todo o seu conteúdo é controlado em nuvem, com um suporte com especialidade em padrões e regulamentações de conformidade como GDPR (General Data Protection Regulation), traduzindo: Regulamento Geral sobre Proteção de Dados;
- Recursos de segurança particular com base na experiência de anos de excelentes serviços prestados;
- Trilhas de auditoria específicas para registro contínuo de todas as atividades;
- Permissões específicas por meio de combinações de controles de acesso;
- Proteção automática de arquivos e registros à medida que são criados, compartilhados e roteados;
- Estabelecimento de níveis de autorização de segurança inteligente.
Impossível não perceber que se trata de um software completo e fundamental para o sucesso organizacional de uma empresa.
Conclusão
Uma empresa moderna e que procura sempre estar à frente das concorrentes, não perde a oportunidade de cuidar do seu patrimônio, sendo um dos principais, os documentos e conteúdos empresariais desenvolvidos ao longo dos anos.
E se você estava a procura de uma grande oportunidade para mudar sua empresa de patamar, te apresento a foxfly.
A foxfly é uma empresa de TI que nasceu com a missão de te proporcionar as melhores ferramentas tecnológicas, oferecendo serviços de desenvolvimento de software e soluções para gestão de comunicação do cliente (CCM) e gestão da experiência do cliente (CX).
A solução de gestão de conteúdos e documentos que a foxfly quer te apresentar é a melhor e mais robusta ferramenta do mercado, o Alfresco.
Garanta à sua empresa o que há de melhor no mercado da tecnologia para uma gestão impecável e moderna de todo o seu acervo.
Venha nos conhecer mais de perto.
Estamos ansiosos e super empolgados em te ajudar.