Workflow e BPM: por dentro das principais semelhanças e diferenças
Confusões entre conceitos de Workflow e BPM vão ficando mais comuns em uma organização, à medida que ela cresce. Ambos têm suas semelhanças e diferenças e há quem defenda um lado ou outro. Há até aqueles mais simplistas, que afirmam que são “a mesma coisa”.
No artigo de hoje vamos falar das diferenças e semelhanças entre eles. Continue lendo este texto e saiba os pontos fortes de cada um e como eles podem ajudar no seu negócio:
Workflow: uma ferramenta de automatização
Workflow, em inglês, significa “fluxo de trabalho”. Essa tradução ajuda a entender melhor as diferenças entre Workflow e BPM. Basicamente, em termos de gerenciamento de processos, o Workflow é uma ferramenta bastante consolidada na indústria e que visa a estabelecer um sistema para automatizar e otimizar todo o processo de trabalho realizado em uma organização.
Em outras palavras, Workflow é um sistema que ordena e otimiza a realização de uma tarefa. São procedimentos necessários para a automatização de processos e que permitem a sincronização e execução de atividades entre os membros da equipe.
BPM: uma ideologia de automação
Já BPM ou (Business Process Management) é uma tecnologia mais recente. Seu objetivo é estabelecer uma espécie de doutrina de automação de processos. Ele vai identificar sistemas, falhas e procedimentos, organizá-los, colocar em execução, documentar essa execução, fazer uma medição de resultados, elaborar insights sobre o que aconteceu e então otimizar o processo final.
O BPM é uma espécie de ideologia de automação implementada numa empresa e que passa a gerenciar, em tempo real, todo o processo da mesma. Em termos resumidos e como o próprio nome diz, BPM é o gerenciamento de processos de negócio realizado por meio de um software.
Workflow e BPM: diferenças e semelhanças
E aí, quais são as diferenças e semelhanças entre Workflow e BPM? Como vimos, são conceitos mais ou menos similares, mas com diferenças na aplicação.
Para começar, o Workflow é a aplicação de um sistema de automação para resolver uma tarefa. De certa forma, é mais focado em resolver um problema específico. Pense numa indústria automobilística, por exemplo. O Workflow ajuda a montar os carros mais rapidamente ao introduzir sistemas que vão otimizar cada tarefa em específico — um fluxo para a montagem de uma parte, outro para a junção dos materiais e por aí vai.
Em um escritório, o Workflow funcionaria como uma espécie de “receita de bolo” para o acompanhamento das tarefas. Imagine que seja um escritório de contabilidade que precisa fazer a declaração do Imposto de Renda de 100 clientes. O Workflow vai estabelecer os passos necessários para que essas declarações sejam feitas o mais rapidamente possível.
Já o BPM funcionaria de outras formas para resolver esses mesmos problemas. De um certo modo, uma das suas características é a automação da sua otimização. Ficou confuso? Vamos explicar.
Os softwares de BPM normalmente costumam contar com funcionalidades de análise de dados. Essas análises servem para que possamos entender como o processo tem funcionado em números e propor soluções para otimizá-lo. Portanto, um procedimento gerenciado por BPM é um procedimento sempre em mutação, procurando por maneiras de fazer melhor os processos que ele realiza. É como se ele otimizasse a si mesmo.
Não existem diferenças extremas entre Workflow e BPM, a ponto de podermos afirmar que uma dessas tecnologias seja superior à outra. São apenas duas faces da mesma moeda, isto é, maneiras diferentes de se chegar a um mesmo objetivo: melhorar o processo de gestão da empresa!
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