Muitas empresas ainda ainda não alcançaram excelência de processos de negócios (BPA) e automação de fluxo de trabalho. Porém, esses são aspectos críticos para a satisfação do cliente e o aumento da receita. Se você deseja ter uma lista crescente de clientes satisfeitos, precisa começar a se concentrar na excelência do processo. A automação de processos de negócios é uma maneira direta e eficaz de começar nesse caminho.
O que é Automação de Processos de Negócios (BPA)?
Automação de processos de negócios (Business Process Automation) é o uso de tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em um negócio onde o esforço manual pode ser substituído. Ele é feito para minimizar custos, aumentar a eficiência e agilizar processos.
A automação de processos de negócios não deve ser confundida com a gestão de processos de negócios (BPM ou Business Process Management), que é uma disciplina maior que envolve o gerenciamento de processos complexos em toda a organização usando diferentes metodologias.
Exemplos de automação de processos de negócios
Para uma melhor compreensão da automação de processos de negócios, aqui estão alguns casos de uso.
1. Contratação e integração de funcionários
Embora a contratação de funcionários possa parecer um processo sem complicações, envolve várias tarefas. Preencher formulários com as informações de funcionários, agendar sessões de avaliação e/ou integração, organizar treinamentos, configurar contas bancárias, coletar documentos relevantes e atribuir mentores são apenas algumas das atividades envolvidas.
Sem automação, todo o processo pode se tornar bastante caótico e resultar em:
- Toneladas de papel
- Perda ou esquecimento de algumas tarefas
- Frustração precoce do funcionário
- Baixa produtividade
Aplicar a automação de processos de negócios à integração de funcionários garantirá transições suaves de uma tarefa para a outra, mantendo os funcionários e áreas envolvidas informadas e fornecendo visibilidade do status do processo para todos.
2. Ordens de compra
Solicitações de compra são processos recorrentes em praticamente todas as organizações. A equipe solicitante preenche um formulário e o envia para a equipe de compras. A gerencia examina o pedido e aprova ou rejeita o pedido baseado na adequação das informações da requisição e nas regras orçamentárias. Em seguida, é enviado de volta à equipe solicitante, para correções, ou encaminhada para a equipe de compras. Uma ordem de compra é criada e cópias são enviadas ao fornecedor, bem como à equipe de inventário.
Sem automação, os seguintes problemas podem surgir:
- Atrasos na aprovação das requisições
- Baixa produtividade das equipes envolvidas
- Alto indice de erros nas solicitações
- Registros incompletos
- Erros de conferencia na entrega dos suprimentos
A automação de processos de negócios pode ajudar a melhorar a responsabilidade, a transparência e permitir o registro preciso de dados, que podem ser acessados pelas partes interessadas quando necessário. Ele também manterá toda a comunicação relacionada ao processo dentro do fluxo de trabalho para tornar a execução mais fácil e rápida.
Por que você deve automatizar processos de negócios?
Aqui estão algumas razões convincentes para automatizar seus processos de negócios.
É caminho para a transformação digital
A transformação digital pode assustar organizações que não estão iniciaram ainda essa jornada. A automação de processos de negócios pode facilitar esse caminho tornando-se um acelerador a cultura de transformação contínua. Você pode começar com alguns processos que precisam claramente de correção do curso e evoluir gradualmente.
Obtenha mais clareza
A automação exige que os processos sejam descritos com certa clareza logo na fase de projeto. Se você não conhece as tarefas envolvidas e as pessoas responsáveis pela execução do processo, não pode projetar e automatizar o fluxo de trabalho de forma eficaz. Assim, ao coletar as inf
Além disso, o mapeamento de processos pode fornecer clareza a todos os funcionários e também servir como um recurso de treinamento. Os insights que você obtém ao analisar um processo automatizado podem mostrar claramente a lacuna entre o seu processo como está e como deveria ser idealmente.
Simplifique os processos
Um dos grandes resultados de um projeto de automação de processos é a otimização e simplificação dos mesmos. Identificação clara das responsabilidades, notificações personalizadas para os envolvidos, insights valiosos e tempos de resposta mais rápidos facilitam a eliminação de atividades desnecessárias, e o aprimoramento de etapas que agregam valor.
Obtenha registros de auditoria e conformidade
Com a automação de processos de negócios, cada detalhe de um processo específico é registrado. Essas informações podem ser apresentadas para demonstrar conformidade durante auditorias.
Padronizar operações
Quando você automatiza um processo de negócios, terá como resultado um padrão consistente de resultados. A padronização ajuda a posicionar sua organização como confiável, o que, por sua vez, pode ajudar a aumentar sua base de clientes.
Aumente a satisfação do cliente
A satisfação do cliente é um diferencial fundamental em qualquer setor. Concentrar-se na excelência do processo ajuda você a superar as expectativas do cliente com facilidade. Quando você atende consistentemente aos padrões prometidos, é mais provável que os clientes desenvolvam fidelidade pela sua empresa.
Quais processos de negócios você deve automatizar?
A utilização de processos automatizados não se restringe a um punhado de funções. Os critérios que indicam o benefício do use de automação incluem:
- Alto volume de tarefas e etapas
- Envolvimento de vários departamentos e/ou pessoas na execução das tarefas
- Atividades com urgência ou restrições de tempo
- Atividades que tem alto impacto eu outros processos ou sistemas
- Necessidade de manter registros de auditoria para conformidade legal
Se uma atividade tem mais de 3 das características listadas acima, é muito provável que você precise automatizar seu processo de negócios.
Alguns processos comumente automatizados nas organizações são:
- Atividades de Marketing
- Planejamento de eventos
- Lançamento de produtos
- Aprovação de campanhas
- Nutrição de leads
- Integração com equipe de vendas
- TI – Tecnologia da Informação
- Processo do helpdesk
- Backups e solicitações de restauração
- Criação de acessos, logins, senhas
- Consolidação e/ou migração de dados
- Vendas
- Processamento de pedidos
- Criação de ordens de venda
- Aprovação de preço especial
- RH – Recursos humanos
- Contratação e integração de colaboradores
- Solicitações de férias e licenças
- Controle e aprovação de registro de ponto (horas trabalhadas)
- Folha de pagamento
- Outros departamentos
- Solicitações de compra
- Faturamento
- Atendimentos do call center
- Planejamento orçamentário
Kissflow é um ótimo produto que deve alcançar muitas pessoas.
Tom Packert, VP de gerenciamento de informações – OrthSensor Verasense
