A organização de uma empresa é essencial, portanto, ter os arquivos desordenados não é nada eficiente. Portanto, quando organizamos todos os documentos que uma empresa possui, otimizamos o tempo de trabalho de todos os colaboradores. Ter um arquivo arrumado, mesmo sendo digital, é prezar pela eficiência e qualidade do trabalho. Aqui, podemos usar o ECM, Enterprise Content Management – vamos explicar sobre ele mais a frente.
Mas será que a sua empresa está inserida nesse meio virtual? Ou você ainda perde horas procurando um arquivo para obter uma simples informação? Então, continue acompanhando este material para saber os motivos para organizar os seus documentos digitais.
Por que ter uma gestão de documentos é importante?
A gestão de documentos digitais é uma prática de otimização e, quando aplicada, passa a ser essencial para o crescimento de qualquer empresa. Isso porque ela visa organizar e gerenciar as informações, bem como os documentos. Para isso, é vital contar com um bom software.
Além disso, os documentos digitais são mais econômicos. Uma vez que os arquivos físicos são mais caros, pois envolvem a compra do papel, a sua impressão e outros.
Saiba o que é ECM
Como dissemos no início deste material, a organização de documentos por ECM é algo que vai deixar a sua empresa mais eficiente. Essa é uma combinação estratégica entre métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar informações.
Portanto, é perfeito para suportar o processo organizacional da sua empresa. Afinal, preserva o ciclo de vida do seu documento.
Os principais componentes desse tipo de organização são:
- Capturar as informações de forma distinta para preservação das mesmas;
- Gerenciar a quantidade de informação capturada corretamente;
- Preservar os conteúdos de documentos ou simples arquivos;
- Controlar os acessos a determinados documentos, pois nem todos os setores precisam de acessar as informações gerais;
- Entregar documentos de qualidade para os seus clientes ou colaboradores, organizados e de fácil acesso.
Quais os benefícios de organizar os documentos digitais?
Toda empresa depende de duas palavras essenciais: confiança e rapidez. Os dois termos são facilmente associados à organização de um arquivo de documentos. Por isso, vamos listar abaixo os benefícios de manter os seus documentos digitais organizados:
- Ao usar a organização em ECM, dela pode ser somada a outros softwares de gestão de processos;
- Fim da perda de documentos;
- Facilidade de acesso ao arquivo;
- Integração das áreas dentro de uma empresa;
- Redução de despesas;
- Facilidade para capturar, guardar e acessar os documentos;
- Encontrar um arquivo em poucos segundos;
- Redução da utilização de papel.
Dicas de como organizar seus documentos digitais
Se você não tem o hábito de organizar as informações em seu computador, está perdendo tempo em seu trabalho. Afinal, você encontra dificuldade em localizar os seus arquivos e, com isso, acaba atrasando as suas demandas.
Portanto, veja abaixo algumas dicas importantes para você organizar os seus documentos digitais:
Limpe as pastas que são temporárias
Normalmente, quando organizamos um arquivo físico, há um trabalho imenso, já que temos que olhar o que ainda tem validade e o que pode ser dispensado. No ambiente digital também.
Sendo assim, inicie a sua organização dos documentos digitais deletando as pastas temporárias. Todos os arquivos devem estar em suas devidas pastas. Portanto, o local de download, meus documentos e área de trabalho devem ser limpos.
Crie uma estrutura de pastas para se orientar
Para facilitar a localização dos documentos digitais, é essencial ter uma estrutura de pastas. Por exemplo:
· Pasta 1: Clientes;
· Pasta 2: Documentos Fiscais;
· Pasta 3: Declarações;
· Pasta 4: Procurações.
Esse é somente um exemplo, mas você organiza os seus documentos digitais como achar mais fácil. Porém, lembrando que essa arrumação deve ser funcional e de fácil localização. O objetivo é facilitar o acesso ao documento e não complicar.
Crie o nome dos arquivos
Todo escritório tem a sua forma de organizar os documentos. Portanto, é muito importante você pensar em nomes ou uma forma de ordenar os seus arquivos.
Por exemplo: “Documentos Pessoais Diretores”. Para a secretária, essa é uma pasta importante, pois ela precisa ter acesso a esse tipo de informação. Mas essa é uma pasta exclusiva, porque nem todos os colaboradores precisam dos documentos pessoais da diretoria.
Dentro dessa pasta, por exemplo, podem ser organizados os documentos digitais:
· Procuração Diretor 1;
· Procuração Diretor 2;
· Documentos Pessoais Diretor 1;
· Documentos Pessoais Diretor 2.
Faça backups
Depois de organizar todos os arquivos da empresa, faça backups deles. Afinal, essas cópias de segurança garantem que, ao ter um problema no servidor, nenhum documento digital será perdido.
Além disso, salve os documentos na nuvem, pois ajuda a economizar espaço no servidor e no computador! Há grandes espaços que podem ser compartilhados e arquivar os documentos digitais.
Mantenha uma rotina de organização
Não basta organizar os documentos digitais somente uma vez. Isso é um grande engano. Assim como um arquivo físico precisa ser arrumado constantemente, o ambiente virtual também precisa.
Portanto, separe um dia na semana, por exemplo, para organizar os seus arquivos. Afinal, a falta de arrumação pode comprometer a praticidade que os documentos digitais possuem.
Gestão por Armazenamento
Gerenciar os documentos digitais oferece diversos benefícios, como vimos anteriormente. Ele possui grande impacto operacional para todos os setores da sua empresa.
A gestão de documentos é uma excelente solução, evitando a descentralização de dados e proporcionando maior segurança para todas as informações contidas em um documento.
Todos os documentos são importantes para uma empresa. Independente do seu departamento, os dados contidos neles são essenciais para que a sua organização sobreviva. Nesse sentido, fazer uma boa gestão deles no ambiente digital facilita o dia a dia de trabalho de toda a sua empresa.
Aqui, pode-se usar a gestão de ECM para deixar a organização dos documentos digitais da sua empresa mais eficiente e com qualidade.
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