Você já pensou por que usar PDF em lugar de outros formatos de arquivo? As vezes essa decisão pode acontecer por hábito, mas existem boas razões para isso.
Escolher o formato PDF é um movimento quase automático na hora de enviar arquivos para um cliente, mas você sabe por que essa escolha é a melhor? A resposta mais imediata tem a ver com o fato de que o formato dificulta que outra pessoa altere o arquivo sem deixar rastros.
E o caminho é esse mesmo: o PDF é o único formato que preenche todos os requisitos legais para documentos, sendo, portanto, o melhor em segurança digital, assunto que já abordamos anteriormente aqui.
Outros aspectos tornam essa decisão ainda mais certeira, como a praticidade e a economia que o formato oferece. Afinal de contas, sua compressão é máxima e pode chegar até 25% do arquivo original, tornando-o leve. É, assim, a melhor opção frente a outras.
Continue lendo este post e confira todas as vantagens que o uso do PDF pode oferecer a sua empresa!
Universalidade do PDF
Para a edição de documentos, o Word ainda se destaca dentre os demais. Porém, ao salvar um documento em um MacBook, por exemplo, é possível que sua visualização em um PC não seja correta – símbolos e acentos podem não estar visíveis da maneira adequada.
Essa situação não ocorre quando optamos pelo PDF, que é aberto e lido de qualquer forma independentemente do sistema operacional e do tipo de máquina.
Gratuidade da leitura
Ao contrário de outras ferramentas, essa não exige investimento financeiro para a abertura de arquivos. Há muitos leitores de PDF bons e gratuitos no mercado, como é o caso do Adobe Reader.
Vale ressaltar que alguns desses leitores ainda incluem outras funcionalidades, como a adição de hiperlinks, mídias ricas, músicas e animações, o que pode transformar simples documentos em conteúdo interativo.
Proteção por senha
Considerando que muitas organizações lidam com materiais sensíveis e com direitos autorais, contar com um nível alto de segurança no que tange aos seus arquivos é imprescindível. Com o PDF, é possível escolher a proteção por senha, o que garante segurança extra tanto ao destinatário quanto ao remetente.
Aliás, remetentes podem até mesmo ver quem são as pessoas que têm acesso às informações. O formato também permite uma ação rápida em caso de senhas violadas por pessoas não autorizadas, ponto destacado pela própria equipe do Adobe Document Cloud.
Colaboração em equipe
Essa é uma funcionalidade menos conhecida, mas o PDF permite que uma equipe marque e comente os documentos, e uma pessoa pode ficar encarregada de controlar o original.
Isso é ótimo para o aprimoramento e a gestão de conteúdo dentro de equipes, já que faz com que o trabalho em grupo seja mais prático e fácil de ser administrado.
Padronização do conteúdo
Por ser universal, o formato pode ser utilizado com vários objetivos e de acordo com várias demandas. Como ressalta o We Lancer, ele segue o padrão ISO 32.000 para transmissão de documentos e contém padrões específicos: o PDF/X é para impressão, o PDF/E para engenharia e o PDF/A para arquivos.
Em casos empresariais específicos, ele também complementa o serviço por meio da opção de assinatura eletrônica. Para isso, é necessário um dispositivo com tela touchscreen. O recurso evita o trabalho de impressão e digitalização, de maneira a agilizar processos.
Como podemos ver, o PDF atende muitas das demandas profissionais e gráficas que empresas de qualquer porte podem apresentar. Por isso, ele é essencial e ainda insubstituível no mercado.
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